Trop de canaux, trop de fichiers ? Travaillons au même endroit.
GoodUp vous aide à réunir échanges, documents et tâches dans un espace de travail commun, organisé selon vos équipes et accompagné jusqu'à sa prise en main.
Premier échange gratuit pour qualifier votre besoin. Projet étudié sur devis.
Ce qu'un espace partagé réunit
Un outil collaboratif n'a d'intérêt que s'il simplifie le travail de vos équipes. Il s'organise autour de quatre usages.
Des échanges au bon endroit
Des discussions par équipe ou par projet, plutôt que des fils d'e-mails à rallonge où l'information se perd.
Des documents partagés, une seule version
Un document de référence que chacun consulte et met à jour, au lieu de copies envoyées en pièce jointe.
Des tâches visibles
Qui fait quoi, pour quand : un suivi simple, partagé par l'équipe, qui évite les oublis et les doublons.
Une prise en main accompagnée
Des repères simples, une formation courte et des référents dans les équipes, pour que l'outil soit réellement utilisé.
Scénario illustratif
Une équipe sur plusieurs sites
Un exemple pour se représenter le changement, et non le récit d'un projet réalisé.
Situation initiale
Une équipe répartie sur plusieurs sites échange par e-mail, par messagerie personnelle et par téléphone. Chacun garde ses fichiers, et les décisions prises en réunion se perdent.
Solution proposée
Un espace par équipe et par projet, des documents de référence partagés, une liste de tâches commune et une règle simple : chaque sujet a sa place.
Résultat recherché
Moins de messages dispersés, des informations retrouvables par tous et un suivi des actions qui ne dépend plus de la mémoire de chacun.
Chaque sujet a sa place
Une charte d'usage courte évite de recréer le désordre dans un nouvel outil. Par exemple :
- Une question rapide
- se partage dans la discussion de l'équipe
- Un document de référence
- se partage dans l'espace documentaire partagé
- Une action à suivre
- se partage dans la liste des tâches
- Une information pour tous
- se partage dans l'espace d'annonces
Un outil ne s'impose pas, il s'adopte
L'adoption ne se décrète pas. Elle se prépare, avec les équipes, et se vérifie dans la durée.
Ce qui favorise l'adoption
- partir des usages réels des équipes, pas des fonctionnalités de l'outil ;
- impliquer quelques référents dès le départ ;
- commencer par une équipe ou un projet, puis élargir ;
- faire un point après quelques semaines pour ajuster.
Des accès pensés dès le départ
Qui accède à quels espaces, qui peut inviter une personne extérieure, comment les accès sont retirés au départ d'un collaborateur : ces règles sont définies avec vous avant l'ouverture des espaces.
Pour les documents qui demandent un classement plus rigoureux, voyez notre offre de gestion documentaire numérique.
Questions fréquentes
Une autre question ? Écrivez-nous.
Quel outil collaboratif nous recommandez-vous ?
Cela dépend de vos usages, des outils que vous utilisez déjà, de votre taille et de vos contraintes, notamment d'hébergement. Nous ne vous imposons pas d'éditeur : nous comparons avec vous quelques options et vous aidons à choisir en connaissance de cause.
Peut-on conserver nos outils actuels ?
Souvent, oui. Beaucoup d'organisations disposent déjà d'outils collaboratifs peu ou mal utilisés. Mieux les organiser et accompagner leur usage est parfois plus utile que d'en changer.
Comment s'assurer que les équipes vont l'utiliser ?
Rien ne le garantit à l'avance, mais certaines conditions y aident : un outil choisi avec les équipes, des règles d'usage simples, des référents disponibles et un démarrage progressif. Nous faisons le point avec vous après quelques semaines pour ajuster.
Qui gère les accès et les droits ?
Nous définissons avec vous qui accède à quels espaces, qui peut inviter des personnes extérieures et comment les accès sont retirés au départ d'un collaborateur. Une ou deux personnes de votre organisation en assurent ensuite la gestion au quotidien.
Et les personnes extérieures à l'organisation ?
Partenaires, bénévoles ou prestataires peuvent être invités dans des espaces précis, avec des droits limités. Les règles de partage sont définies dès le départ pour éviter les ouvertures trop larges.
Faut-il former tout le monde ?
Une courte présentation des règles communes suffit souvent pour la majorité des utilisateurs. Les référents reçoivent un accompagnement plus complet pour pouvoir aider leurs collègues.
Solutions associées
Gestion documentaire numérique
Des documents classés, faciles à retrouver et partagés avec les bonnes personnes, selon des règles d'accès définies.
Formulaires et circuits de validation
Des demandes structurées, un circuit de validation clair et un suivi visible par les personnes concernées.
Automatisation des tâches répétitives
Des tâches répétitives prises en charge automatiquement, avec une validation humaine là où elle reste nécessaire.
Simplifions le travail en équipe.
Décrivez-nous comment vos équipes échangent et partagent leurs documents aujourd'hui : nous regardons avec vous ce qui pourrait être simplifié.
ou directement à contact@goodup.fr
Pour préparer l'échange
Indiquez-nous si possible :
- le nombre de personnes et d'équipes concernées ;
- les outils utilisés aujourd'hui pour échanger et partager ;
- les principales difficultés rencontrées.
Les informations transmises servent uniquement à répondre à votre demande. En savoir plus dans notre politique de confidentialité.