Où est la dernière version ? Des documents enfin bien rangés.
GoodUp vous aide à organiser vos documents : un classement compris de tous, une recherche efficace, des versions maîtrisées et des accès définis selon les rôles.
Premier échange gratuit pour qualifier votre besoin. Projet étudié sur devis.
Des questions qui reviennent trop souvent
C'est sur le poste de qui ?
Des documents importants restent sur un ordinateur ou dans une messagerie personnelle.
Lequel est le bon fichier ?
Plusieurs copies circulent, avec des noms proches et des contenus différents.
Qui a accès à ce dossier ?
Les droits se sont accumulés au fil du temps, sans que personne n'en ait la vue d'ensemble.
Quatre bases pour s'y retrouver
L'outil compte moins que les règles qui l'accompagnent. Nous les définissons avec vos équipes, à partir de leurs usages.
Un plan de classement partagé
Une arborescence pensée à partir de votre activité, avec des règles de nommage simples, pour que chacun range au même endroit.
Une recherche qui aboutit
Des documents retrouvés par leur nom, leur contenu ou leurs caractéristiques, selon les possibilités de l'outil retenu.
Des versions maîtrisées
Une version de référence, un historique consultable : on sait quel document fait foi et qui l'a modifié.
Des accès selon les rôles
Qui consulte, qui modifie, qui partage à l'extérieur : des droits définis par rôle plutôt qu'au cas par cas.
Des documents bien organisés sont aussi un préalable utile à une IA privée capable de retrouver l'information dans vos propres documents.
Scénario illustratif
Reprendre l'existant, sans tout bouleverser
La reprise des documents existants est souvent l'étape la plus délicate. Voici comment elle peut se dérouler, à titre d'exemple.
Situation initiale
Une organisation de quelques services. Les documents sont répartis entre un serveur ancien, des dossiers partagés et des pièces jointes. Les doublons sont nombreux, et retrouver la dernière version d'un document prend du temps.
Solution proposée
Un plan de classement validé avec chaque service, des droits d'accès définis par rôle, une reprise progressive de l'existant en commençant par les dossiers les plus utilisés, et une courte formation aux règles communes.
Résultat recherché
Des documents rangés au même endroit, une version de référence identifiable et des accès connus de tous. Les archives sont conservées à part, consultables si besoin.
Accès et conservation : des règles écrites
Une politique d'accès claire protège mieux qu'un empilement de droits individuels. Nous la formalisons avec vous.
Ce que nous définissons ensemble
- qui peut consulter, modifier ou supprimer chaque catégorie de documents ;
- les règles de partage avec des personnes extérieures ;
- la durée de conservation et l'archivage des documents anciens ;
- la façon de reprendre et de trier l'existant.
Un outil, même bien configuré, ne garantit pas à lui seul la conformité au RGPD ni la sécurité de vos documents. Il facilite l'application de règles que votre organisation décide et fait vivre ; pour les questions juridiques, l'avis d'un spécialiste peut être nécessaire.
Questions fréquentes
Une autre question ? Écrivez-nous.
Faut-il reprendre tous les documents existants ?
Rarement. Nous commençons par trier avec vous : ce qui est utilisé, ce qui doit être conservé, ce qui peut être archivé ou supprimé selon vos règles. La reprise se fait ensuite par étapes, en priorité sur les documents les plus consultés.
Devons-nous changer d'outil ?
Pas forcément. Une meilleure organisation de vos espaces actuels suffit parfois. Si un autre outil s'avère utile, nous comparons avec vous quelques options selon vos usages, vos contraintes d'hébergement et votre budget.
Une gestion documentaire rend-elle notre organisation conforme au RGPD ?
Non, pas à elle seule. Elle peut faciliter le respect de vos obligations : accès limités, durées de conservation, suppression organisée. La conformité dépend aussi de vos pratiques et de vos procédures, et peut nécessiter l'avis d'un spécialiste.
Comment éviter que le désordre revienne ?
Avec des règles simples et connues de tous, un ou deux référents, et un point régulier pour ajuster le classement. Une organisation trop complexe est souvent contournée ; nous visons la plus simple qui réponde à vos besoins.
Peut-on accéder aux documents depuis l'extérieur ?
Cela dépend de l'outil choisi et de vos règles. L'accès à distance se définit avec les mêmes précautions que le reste : qui y a droit, depuis quels appareils, avec quelles mesures de protection.
Et les documents papier ?
La numérisation peut faire partie du projet, en particulier pour les documents consultés régulièrement. Nous vous aidons à décider ce qui mérite d'être numérisé, et comment le classer ensuite.
Solutions associées
Outils collaboratifs et espaces partagés
Un espace de travail commun pour partager documents, tâches et informations, pensé pour être adopté par les équipes.
Assistants IA documentaires et métiers
Un assistant qui aide à retrouver et à synthétiser l'information, en citant ses sources lorsque la solution le permet.
Dématérialisation et facturation électronique
Des flux de documents et de factures dématérialisés, avec un outil choisi selon vos obligations et vos usages.
Remettons de l'ordre dans vos documents.
Décrivez-nous comment vos documents sont organisés aujourd'hui : nous regardons avec vous par où commencer et ce qui peut être simplifié.
ou directement à contact@goodup.fr
Pour préparer l'échange
Indiquez-nous si possible :
- où sont stockés vos documents aujourd'hui ;
- les difficultés rencontrées : recherche, versions, accès ;
- le nombre de personnes et de services concernés.
Les informations transmises servent uniquement à répondre à votre demande. En savoir plus dans notre politique de confidentialité.