Toujours les mêmes tâches ? Automatisons ce qui peut l'être.
GoodUp repère avec vous les tâches qui reviennent sans cesse, automatise celles qui s'y prêtent et garde une validation humaine aux étapes qui le demandent.
Premier échange gratuit pour qualifier votre besoin. Projet étudié sur devis.
Ce que l'on peut confier à l'automatisation
Des tâches simples, fréquentes et toujours faites de la même façon. Ce sont souvent elles qui occupent du temps, sans réelle valeur ajoutée.
Les ressaisies
Une information saisie une fois est reportée là où elle est attendue, au lieu d'être recopiée d'un fichier à l'autre.
Par exemple : Une inscription reçue alimente directement la liste des participants.
Les relances
Les rappels partent à la date prévue, selon des règles que vous fixez, et peuvent s'arrêter dès que la réponse arrive.
Par exemple : Un document attendu non reçu à J+7 déclenche un rappel.
Les transferts entre outils
Les données circulent entre vos outils existants lorsqu'ils le permettent, sans export manuel ni copier-coller.
Par exemple : Une demande validée apparaît dans l'outil de suivi de l'équipe concernée.
Les notifications et le suivi
La bonne personne est prévenue lorsqu'une étape est franchie, et chacun voit où en est un dossier.
Par exemple : Le responsable est averti quand un dossier attend sa décision.
Scénario illustratif
Une automatisation, du début à la fin
Prenons les inscriptions à une formation ou à un événement. Ce parcours est un exemple, pas une réalisation : il montre comment s'enchaînent les étapes, et où l'humain intervient.
Étape 1
Déclenchement
Un formulaire d'inscription est envoyé.
Étape 2
Préparation
Les informations sont vérifiées et rangées dans le tableau de suivi.
Décision
Validation humaine
La personne responsable confirme l'inscription, ou la met en attente.
Étape 4
Transmission
La confirmation part vers le participant, avec les informations pratiques.
Étape 5
Suivi
Rappel avant la date, liste à jour pour l'équipe, alerte si une étape bloque.
Situation initiale
Chaque inscription arrive par e-mail. Une personne la recopie dans un tableau, répond à la main, puis relance les dossiers incomplets quand elle y pense.
Solution proposée
Les inscriptions suivent un parcours automatique, avec une étape de confirmation par la personne responsable. Les relances partent selon un calendrier défini.
Résultat recherché
Moins de saisies répétitives, des réponses plus régulières et une liste fiable, sans retirer la décision à l'équipe.
L'humain garde le dernier mot
Automatiser ne veut pas dire tout confier à une machine. Trois principes guident chaque projet.
Commencer petit
Une première automatisation simple et utile, testée sur des cas réels, avant d'en envisager d'autres.
Garder la main
Les décisions qui demandent du discernement restent humaines. L'automatisation prépare, la personne tranche.
Prévoir l'imprévu
Que se passe-t-il si une information manque ou si un outil ne répond pas ? Une alerte et une reprise manuelle sont prévues.
Une mise en place progressive
On n'automatise pas tout d'un coup. Chaque étape s'appuie sur la précédente, et vous décidez de la suite au vu des résultats.
Repérer
Les tâches répétitives, leur fréquence et le temps qu'elles mobilisent, avec les personnes qui les font.
Prioriser
Celles dont l'automatisation est la plus utile et la plus simple à mettre en place.
Tester
Une première automatisation sur un périmètre limité, vérifiée avec l'équipe.
Étendre
À d'autres tâches, si le premier essai a montré son intérêt.
Vos tâches passent par des demandes à valider ? Voyez aussi nos formulaires et circuits de validation.
Questions fréquentes
Une autre question ? Écrivez-nous.
Quelles tâches se prêtent à l'automatisation ?
Surtout celles qui suivent toujours les mêmes règles : recopier une information, envoyer un rappel, transmettre un document, prévenir quelqu'un. Les tâches qui demandent une appréciation au cas par cas se prêtent mieux à une aide qu'à une automatisation complète.
Faut-il changer nos outils ?
Pas nécessairement. Nous partons des outils que vous utilisez déjà et vérifions ce qu'ils permettent. Si un outil complémentaire est utile, nous vous expliquons pourquoi et vous laissons décider.
Restera-t-il du travail manuel ?
Elle réduit les opérations répétitives, sans les faire disparaître entièrement. Certaines étapes restent humaines par choix : une validation, une vérification, une réponse personnalisée.
Et si une automatisation se trompe ?
Une automatisation dépend des informations qu'elle reçoit : une donnée incomplète peut produire un résultat inattendu. C'est pourquoi nous prévoyons des contrôles, des alertes et une façon simple de reprendre la main.
Qui s'occupe de l'automatisation une fois en place ?
Nous vous remettons une description claire de ce qui a été mis en place et de son fonctionnement. Selon vos besoins, nous pouvons aussi assurer un suivi pour l'ajuster lorsque vos outils ou vos pratiques évoluent.
Les données de l'organisation restent-elles maîtrisées ?
Nous définissons avec vous quelles informations circulent, entre quels outils et avec quels accès. Les outils retenus et leurs conditions d'hébergement sont choisis en tenant compte de vos contraintes.
Solutions associées
Formulaires et circuits de validation
Des demandes structurées, un circuit de validation clair et un suivi visible par les personnes concernées.
Gestion documentaire numérique
Des documents classés, faciles à retrouver et partagés avec les bonnes personnes, selon des règles d'accès définies.
Tableaux de bord et reporting
Des indicateurs utiles, à jour et lisibles, construits à partir de données vérifiées.
Quelles tâches vous prennent le plus de temps ?
Décrivez-nous une ou deux tâches qui reviennent sans cesse : nous regardons avec vous ce qui peut être automatisé, et par où commencer.
ou directement à contact@goodup.fr
Pour préparer l'échange
Indiquez-nous si possible :
- la tâche concernée et la fréquence à laquelle elle revient ;
- les outils ou fichiers utilisés aujourd'hui ;
- les étapes qui doivent rester validées par une personne.
Les informations transmises servent uniquement à répondre à votre demande. En savoir plus dans notre politique de confidentialité.